Учёт склада в АмиФло: остатки по партиям, себестоимость и история

Эта статья — для владельца, управляющего и менеджера склада, которые хотят каждый день видеть, сколько цветов лежит на каждой точке, почём они куплены и до какого дня свежие. Разберём, как в АмиФло устроены остатки и партии, как считается себестоимость, что показывает «Обзор склада», как посмотреть остатки на прошлую дату и где найти, куда ушли стебли. Общие принципы учёта цветов описаны в статье «Учёт цветов в магазине», здесь — как это сделать в программе.

Почему остатки расходятся с холодильником

К вечеру непонятно, сколько роз осталось: часть ушла в букеты, часть списали, часть перевезли на другую точку, а записи ведутся в разных местах. Остаток в таблице правят вручную «чтобы сошлось», и через неделю никто не может объяснить, откуда взялось число.

С себестоимостью ещё сложнее. Та же роза в обычную неделю стоит одних денег, а перед праздником — других. Если считать по последней цене или «в среднем», прибыль по букетам превращается в догадку, а подорожавшие стебли на складе незаметно съедают маржу.

Как устроен склад в АмиФло

Главное правило: кроме продаж, остатки меняются только документами склада — приходной накладной, накладной на списание, актом перемещения, инвентаризацией, уценкой, пересортом и возвратом поставщику. Поправить число вручную нельзя. Поэтому у каждого числа есть история: открыли товар и видите, каким документом и когда изменился остаток.

Каждая строка проведённой приходной накладной становится партией: когда пришла, от какого поставщика, почём и до какого дня свежая. Срок свежести считается от даты прихода по полю «Срок жизни, дней» в карточке товара. Роза со сроком 7 дней, пришедшая 1 октября, свежая до 8 октября.

У складского документа два статуса:

Если нажать «Отменить проведение», остатки вернутся к прежним, а документ снова станет черновиком с пометкой «Проведение отменено»: его можно поправить и провести заново.

Подготовка товара к учёту

Склад будет точным, только если карточки товаров заполнены правильно. Откройте «Букеты и каталог» → «Каталог товаров и услуг» → нужный товар.

1. «Единица» — в чём продаёте и считаете остаток. Для цветов — стебель или ветка, для ленты — метр. В каждом кабинете уже есть штука, стебель, ветка, пачка, упаковка, метр, килограмм и литр.
2. «Закупаете в» — если закупаете пачками, выберите «Пачка» и укажите, сколько стеблей в пачке. Приёмка сама пересчитает пачки в стебли.
3. «Срок жизни, дней» — сколько цветок держит вид после поставки. Без него партии товара не появятся на вкладке «Свежесть».
4. Нажмите «Сохранить».

Товары, заведённые из справочника цветов, приходят с уже заполненными единицей и сроком жизни — проверьте, совпадает ли срок с вашим опытом.

«Обзор склада»: что на экране

Откройте «Учёт и финансы» → «Обзор склада». Выберите точку или смотрите все точки сразу.

Вверху — три числа: «Позиций в наличии», «Сумма по себестоимости» и «Несвежие позиции». Ниже таблица по каждому товару:

• «Остаток» — сколько лежит, в единице учёта. Если выбраны все точки, под названием — раскладка по точкам.
• «Цена» — цена продажи одной единицы, как на кассе точки.
• «Себестоимость» — средняя закупочная цена того, что лежит сейчас.
• «Сумма» — остаток, умноженный на себестоимость.
• «Свежесть» — светофор и до какого дня свежая самая ранняя партия: зелёный — свежая, жёлтый — последний день сегодня или завтра, красный — срок прошёл.

Над таблицей переключатель: «В наличии», «Несвежие» и «Все товары» — последний показывает весь каталог, даже то, чего на складе нет. «Несвежие» удобно открывать утром, до первых покупателей, а «Все товары» — перед заказом поставщику: сразу видно, каких позиций каталога на точке уже не осталось. Найти товар можно поиском по названию, артикулу или штрихкоду и фильтром «Категория».

Рядом с «Обзором склада» — вкладки «Свежесть», «Воронка стебля», «Закупка», «К празднику», «Заказы поставщикам», «Перемаркировка» и «Закрытый период». Утренний обход по свежести и закупка — темы отдельных статей, здесь остановимся на остатках.

Остатки на дату и история товара

Бухгалтер просит остатки на конец месяца, а сегодня уже десятое число? В «Обзоре склада» есть поле «На дату»: выберите день — и таблица покажет, сколько было на конец этого дня по часам точки и на какую сумму. Свежесть на прошлую дату не показывается — она только на сегодня.

Подробности по одному товару — в его карточке, в блоке «Склад»:

• остаток по точкам и на какую сумму;
• «В резерве» — сколько уже обещано открытым заказам или собрано в букеты на витрине. Такой товар лежит на складе, но второй раз его не продать;
• «Партии в наличии» — когда пришла каждая партия, сколько от неё осталось, по какой цене и до какого дня она свежая;
• «Движения» — когда, каким документом и на сколько изменился остаток и сколько осталось после каждого движения.

Себестоимость: сначала ранние партии

Когда товар уходит со склада — в букет, в списание, на другую точку, — АмиФло берёт его из самых ранних партий и по их цене.

Пример с условными цифрами. Пришло 50 роз по 40 ₽, потом ещё 50 по 60 ₽. Списали 60 роз. Себестоимость списания: 50 × 40 + 10 × 60 = 2 600 ₽. На складе остались 40 роз по 60 ₽, и в «Обзоре склада» их себестоимость будет 60 ₽.

Так себестоимость каждого букета честная: ровно по тем цветам, которые в него ушли. Как перевести её в цену букета, разобрано в статье «Как посчитать себестоимость букета».

«Воронка стебля»: куда ушли цветы

Вкладка «Воронка стебля» отвечает на вопрос, куда делись цветы за период. Выберите период, точку и категорию.

Карточка «Куда ушло» показывает в рублях по себестоимости: «Было на начало», «Пришло», «Продано», «Списано» с разбивкой по причинам, «Недостача по инвентаризации», «Передано на другие точки», «Возвращено поставщику» и «Осталось». Ниже таблица по товарам со столбцами «Было», «Пришло», «Продано», «Списано», «Недостача», «Осталось», «Потери» и «Оборот, дн.». Потери от 20 % подсвечены красным.

Что с этим делать:

• большие потери у товара — закупайте его меньше или чаще;
• долгий оборот — цветы стоят дольше срока свежести, уценяйте их раньше;
• много списаний с причиной «Сломан при сборке» — повод поговорить с флористами.

Как работать с причинами потерь, подробно разобрано в статье «Как снизить списания цветов».

Тонкости и частые ошибки

• Остаток в минусе. Значит, продали то, что ещё не приняли приходной накладной. Оформите приход — минус закроется, а себестоимость проданного уточнится сама.
• Ручная правка остатка. Её нет намеренно. Если остаток в программе не совпадает с холодильником, проведите инвентаризацию.
• Ошибка в проведённом документе. Нажмите «Отменить проведение» — документ снова станет черновиком: поправьте его и проведите заново. В истории останутся и проведение, и отмена. Если товар из документа уже продали, списали или переместили, отменить не получится; приходную накладную тогда правят кнопкой «Изменить».
• Правки задним числом. Сверили месяц — закройте его на вкладке «Закрытый период»: выберите дату в поле «Закрыт по» и нажмите «Сохранить». Ошибку в закрытом месяце исправляют новым документом текущей датой.
• Склад пуст после переезда. Остатки из прежней программы приходят черновиком приходной накладной, и «Обзор склада» показывает об этом жёлтую плашку. Откройте черновик, проверьте количество и себестоимость и нажмите «Провести накладную».
• Не видно сумм. У вас нет права видеть себестоимость на этой точке. Если выбраны все точки, суммы видны, только если право есть на каждой.

Кто что видит и склад на кассе

Готовая роль «Менеджер склада» ведёт поставки, остатки, списания, инвентаризацию и закупку, «Бухгалтер» видит склад и себестоимость, «Флорист» списывает и принимает поставки на кассе — без закупочных цен, если не дали право их видеть.

На кассе и телефоне флориста склад виден прямо в продаже: на плитке товара — сколько его свободно на точке, синий замочек с числом — сколько отложено в букетах на витрине и в других заказах. В «Меню» кассы, в разделе «Склад», — «Приёмка товара», «Списание», «Уценка» и «Инвентаризация». Как работать на кассе, рассказано в статье «Касса АмиФло на планшете».

Итог: порядок на неделю

1. Каждую поставку — приходной накладной в тот же день.
2. Каждое утро — «Обзор склада» с переключателем «Несвежие» и вкладка «Свежесть».
3. Списания — сразу, с причиной.
4. Раз в неделю — «Воронка стебля» по ходовым цветам: где потери и долгий оборот.
5. Раз в месяц — инвентаризация, остатки на дату для бухгалтера и «Закрытый период».

Коротко о складе в АмиФло — на странице «Склад».