Учёт цветов в магазине: остатки по партиям, списания и инвентаризация

Учёт цветов в магазине устроен сложнее, чем учёт обычного товара. Роза, купленная во вторник, и роза, купленная в пятницу, — один товар в каталоге, но у них разная закупочная цена и разный запас свежести. Часть стеблей ломается при сборке, часть раскрывается раньше времени, а одна продажа букета забирает со склада сразу несколько позиций.

Если считать цветы просто штуками, остаток в учёте быстро расходится с тем, что стоит в холодильнике, а себестоимость букетов и прибыль превращаются в догадку. Ниже — как вести остатки по партиям, оформлять списания и уценку и пересчитывать склад, не закрывая магазин.

Цифры в примерах условные — подставьте свои.

Чем цветы отличаются от обычного товара

• Короткий срок жизни. У каждой поставки свой запас свежести — несколько дней, после которых цветок теряет вид.
• Закупочная цена меняется. Перед праздниками та же роза стоит дороже, чем в обычную неделю.
• Закупаете пачками, продаёте стеблями. Пачка из 25 стеблей — это 25 единиц учёта, а не одна.
• Букет — это состав. Одна продажа списывает со склада цветы, зелень и упаковку.
• Потери неизбежны. Что-то вянет, ломается или приходит с браком — это нужно видеть сразу, а не узнавать при пересчёте.

Единица учёта — стебель

• Учитывайте цветы в той единице, в которой продаёте: стебель, ветка, штука. Ленту и плёнку — в метрах.
• При приёмке пересчитывайте пачки в стебли. Пример: 4 пачки роз по 25 стеблей за 1 000 ₽ за пачку — это 100 стеблей по 40 ₽.
• Разные длины одного сорта заводите разными позициями: роза 50 см и роза 70 см стоят по-разному и продаются по-разному.
• Задайте каждому цветку срок жизни в днях — сколько он обычно держит вид у вас в магазине. От него считается свежесть каждой поставки.

Партия: что записывать при каждой поставке

Партия — это одна строка поставки: конкретный товар, который пришёл в конкретный день от конкретного поставщика по конкретной цене. Учёт цветов по партиям отвечает на главные вопросы: сколько лежит, почём и до какого дня это можно продать по полной цене.

Пример. Роза со сроком жизни 7 дней пришла 1 октября — она свежая до 8 октября. Если 6 октября её ещё много, пора ставить её в букеты первой и готовить уценку.

Принимайте поставку сразу: пересчитайте пачки, проверьте бутоны и стебли, отложите брак до подписания накладной. Брак оформляйте возвратом поставщику, а не списанием — иначе потери магазина покажутся больше, чем есть, а деньги за плохой товар останутся у поставщика.

Себестоимость: сначала ранние партии

Когда цветок уходит в букет или в списание, разумно считать, что ушли самые старые стебли: флорист и правда берёт их первыми. Значит, и себестоимость — по цене ранних партий.

Пример. Сначала пришло 30 роз по 45 ₽, перед праздником — ещё 50 по 70 ₽. В букеты ушло 40 роз.

Способ оценки для бухгалтерии выберет бухгалтер. А для управления магазином удобнее считать по ранним партиям: сразу видно, что на складе остались подорожавшие стебли и букеты из них обойдутся дороже. Как перевести это в цену букета, разобрано в статье «Как посчитать себестоимость букета».

Списания: сразу и с причиной

• Списывайте в тот день, когда цветок потерял вид, а не раз в неделю одной суммой.
• Указывайте причину: завял, брак поставки, сломан при сборке, повреждён при доставке, испорчен при хранении, ушёл на оформление витрины.
• Брак и повреждения фотографируйте — снимки пригодятся в разговоре с поставщиком или курьером.
• Решите, кто что может: флористу удобно разрешить списывать и уценивать, но не принимать поставки.

Раз в месяц считайте долю потерь — по себестоимости:

Доля потерь = (списания + недостача по инвентаризации) / (остаток на начало + поступления).

Пример. На начало месяца на складе цветов на 20 000 ₽, за месяц пришло ещё на 180 000 ₽, списали на 14 000 ₽, а при пересчёте не досчитались ещё на 2 000 ₽. Потери — 16 000 / 200 000 = 8 %.

Сравнивайте этот процент месяц к месяцу и по каждому товару: так видно, какой цветок вы закупаете слишком много или храните неправильно. Что с этим делать, — в статье «Как снизить списания цветов».

Уценка: своя цена партии, а не новый товар

Раскрывшуюся розу ещё можно продать — дешевле. Частая ошибка — заводить для этого отдельный товар вроде «Роза уценка». Каталог обрастает двойниками, продажи одного цветка расползаются по нескольким позициям, и по отчётам уже не понять, как он продаётся.

Удобнее хранить уценку как отдельную цену части стеблей того же товара:

• товар остаётся тем же, у уценённых стеблей — своя цена и пометка, например «2-й сорт»;
• себестоимость и срок свежести у них не меняются;
• при продаже уходят именно уценённые стебли, а не свежие.

Пример лестницы уценки:

Пересорт и перемещения

• Пересорт. Пришли красные розы, а в накладную записали белые. Не списывайте одно и не приходуйте другое — оформите замену одного товара другим по той же себестоимости. Иначе отчёт покажет лишние потери и лишнюю закупку.
• Перемещения. Если точек несколько, передавайте цветы между ними документом. Партия должна переезжать со своей датой прихода и ценой — тогда свежесть и себестоимость на новой точке останутся верными.

Инвентаризация: как пересчитать остатки, не закрывая магазин

Пересчёт — единственный способ проверить, что остаток в учёте совпадает с вёдрами и холодильником. Ходовые цветы удобно пересчитывать раз в неделю, весь склад — раз в месяц.

1. Разделите точку на зоны: холодильник, витрина, склад. Каждую считает один человек.
2. Считайте вслепую. Тот, кто считает, не видит, сколько числится в учёте, — так пересчитывают то, что лежит, а не подгоняют под цифру.
3. Не забудьте букеты на витрине. Цветы в готовых букетах по-прежнему числятся на складе — их нужно учесть, не разбирая букеты.
4. Зону, откуда продают, считайте последней.
5. Сверьте и проведите. Недостача списывается по себестоимости ранних партий, излишек приходуется.

Останавливать торговлю не нужно, если программа запоминает остаток в учёте в ту минуту, когда вписан факт: продажи после этой минуты уже не исказят результат. Если ваша программа так не умеет, считайте до открытия или после закрытия.

У организаций есть случаи, когда инвентаризация обязательна, и правила оформления её результатов в бухгалтерии. Уточните их у бухгалтера — здесь речь о пересчёте для управления магазином.

Отчёты, которые стоит смотреть каждую неделю

• Движение товаров — по каждому цветку: сколько было, пришло, продано, списано и осталось. Остаток на начало плюс движение должен давать ровно остаток на конец.
• Списания по причинам и поставщикам — что и почему вы теряете.
• Оборот в днях — за сколько дней продаётся средний остаток. Пример: в среднем лежит 150 роз, продаёте 30 в день — оборот 5 дней. При сроке жизни 7 дней это нормально, а оборот 9 дней значит, что часть стеблей до продажи не доживёт.
• Закрытый период. Сверили месяц — запретите правки прошлых документов, чтобы цифры не сдвигались задним числом. Ошибку в закрытом месяце исправляют новым документом текущей датой.

Порядок на каждый день

• Утром — обход по свежести: что уже несвежее, у чего сегодня последний день, что дойдёт до срока завтра. Сразу решите, что идёт в букеты, что в уценку, а что в списание.
• При поставке — приёмка с ценами в тот же час, этикетки с датой «свежесть до» на вёдрах или пачках.
• Вечером — закрытие смены с пересчётом наличных и списание завявшего с причинами.

С чего начать, если учёта до сих пор не было

1. Заведите каталог. Каждый цветок — отдельной позицией с единицей учёта, длиной и сроком жизни.
2. Пересчитайте всё, что есть, и оприходуйте как стартовый остаток по цене последней закупки. Дату ставьте по факту: если розы пришли позавчера, пусть свежесть считается от позавчера.
3. С этого дня оформляйте каждую поставку — сразу при приёмке и с ценами.
4. Через неделю пересчитайте ходовые позиции. Большие расхождения покажут, где учёт ещё протекает: продажи без состава, списания без документов, поставки без приёмки.
5. Через месяц посчитайте долю потерь — это ваша точка отсчёта.

Типичные ошибки

• Учитывать пачками, а продавать стеблями.
• Принимать поставку без цены: «внесём потом».
• Списывать раз в неделю одной суммой, без причин.
• Оформлять брак поставщика списанием, а не возвратом.
• Заводить уценённые цветы отдельным товаром.
• Править остатки вручную вместо документов — потом не найти, откуда взялось число.
• Пересчитывать склад раз в квартал.

Как это устроено в AmiFlo

В AmiFlo остатки меняются только документами — приходом, списанием, перемещением, инвентаризацией, уценкой, пересортом и возвратом поставщику, — поэтому у каждого числа есть история. Каждая строка прихода становится партией с датой, ценой и сроком свежести, себестоимость считается по ранним партиям, а несвежие партии подсвечены красным. Пересчитывать можно по зонам с кассы или телефона флориста, в том числе вслепую и без остановки продаж, а «Воронка стебля» показывает, куда ушли цветы за период и какая доля пришлась на потери. Подробнее — на странице «Склад», а как рассчитать заказ поставщику по расходу и сроку свежести — на странице «Закупки».