Как снизить списания цветов: свежесть, уценка и закупка

Снизить списания цветов до нуля нельзя: живой товар вянет, ломается и иногда приходит с браком. Но большую часть потерь магазин создаёт сам — закупкой «на всякий случай», тёплым залом, поздней уценкой и тем, что никто толком не знает, сколько и почему уходит в списание.

Ниже — как посчитать свои потери, найти их причины и снизить списания цветов по трём направлениям: хранение и свежесть, уценка, закупка. В конце — план на месяц и частые ошибки.

Цифры в примерах условные — подставьте свои.

Шаг 1. Посчитайте, сколько вы теряете

Начните с одной цифры — доли потерь за месяц, по себестоимости:

Доля потерь = (списания + недостача по инвентаризации) / (остаток на начало месяца + поступления за месяц).

Пример. На начало месяца на складе цветов на 30 000 ₽, за месяц пришло ещё на 270 000 ₽. Списали на 24 000 ₽, при пересчёте не досчитались на 3 000 ₽. Потери — 27 000 / 300 000 = 9 %.

Дальше разложите потери по причинам и по товарам:

В этом примере больше половины потерь — завявшие цветы. Значит, главные резервы — в хранении, уценке и закупке, а не в работе флористов.

Единой нормы потерь для цветочного магазина нет: многое зависит от формата, сезона и ассортимента. Важнее динамика — сравнивайте свой процент месяц к месяцу и по каждому товару отдельно. Если списаний пока не записываете с причинами, начните с этого — как, рассказано в статье «Учёт цветов в магазине».

Вторая полезная цифра — оборот в днях: средний остаток, делённый на расход в день. Сравните его со сроком жизни цветка.

Пример. Роз в среднем лежит 150 стеблей, расход — 30 в день: оборот 5 дней при сроке жизни 7 — запас разумный. Эустомы в среднем 60 стеблей, расход 6 в день: оборот 10 дней при том же сроке. Значит, часть эустомы стабильно не доживает до продажи — её стоит закупать меньше и чаще.

Шаг 2. Наведите порядок в хранении

Самая дешёвая мера — та, что не требует денег, а только дисциплины.

• Запас — в холодильнике, в зале — только то, что продадите сегодня-завтра. Тёплый зал ускоряет раскрытие бутонов.
• Холод — не для всех. Большинству срезанных цветов нужно несколько градусов выше нуля, а тропическим холод вреден. Режим для каждого вида уточните у поставщика.
• Чистые вёдра и свежая вода каждый день. Стебли подрезайте острым ножом, листья ниже уровня воды убирайте, в воду добавляйте подкормку для срезанных цветов.
• Подальше от фруктов, солнца и батарей. Спелые фрукты выделяют этилен, от которого многие цветы вянут быстрее.
• Подписанные вёдра. На каждом — дата прихода или дата «свежесть до». Тогда старые стебли берут первыми, а не те, что ближе стоят.

Шаг 3. Каждое утро — обход по свежести

Свежесть каждой партии считается просто: дата прихода плюс срок жизни цветка. Каждое утро разложите партии на три группы:

1. Срок уже прошёл — решить сегодня: уценка или списание.
2. Сегодня последний день — уценка и букеты в первую очередь.
3. Завтра последний день — в букеты на витрину и в заказы сегодня.

На такой обход уходит несколько минут, а решения, принятые утром, а не вечером, дают цветам целый день продаж.

Подсказка. Договоритесь с флористами о простом правиле: старые стебли — в работу первыми. Если брать из ближайшего ведра, свежие партии уходят раньше старых, а старые — в списание.

Шаг 4. Уценивайте раньше, а не позже

Уценка — не поражение, а способ вернуть часть денег. Цветок, уценённый в последний день, ещё продаётся. Цветок, который уценили, когда он уже потерял вид, придётся списать.

Пример правил, которые можно повесить над столом флориста:

Уценённым стеблям давайте понятную пометку и цену, а не заводите для них отдельный товар: так продажи цветка не расползаются по нескольким позициям, а в отчётах видно, сколько уходит со скидкой.

Говорите с покупателем честно: «Эти розы уже раскрылись, простоят пару дней — поэтому дешевле». Многим нужен букет на вечер или на один день, и такое предложение для них выгодно. А вот смешивать уценённые стебли со свежими в букете по полной цене не стоит: покупатель заметит, и доверие обойдётся дороже сэкономленных стеблей.

Шаг 5. Собирайте букет дня из того, что стареет

Самый выгодный способ продать стареющие цветы — не уценить их, а собрать из них полноценный букет. Каждое утро выбирайте один-три рецепта, в которые уйдёт больше всего стеблей с последним днём, и собирайте их на витрину и в заказы «на сумму».

С готовыми букетами на витрине тоже нужен порядок:

• отмечайте, когда букет собран;
• через двое суток ставьте его на самое видное место;
• через трое — уцените или разберите: свежие цветы верните на склад, завявшие спишите.

Шаг 6. Закупайте по расходу, а не «как в прошлый раз»

Закупка «на всякий случай» — главный источник списаний. Считайте заказ от расхода:

К заказу = расход в день × дней до поставки, которая придёт после этой, + запас на один день − свободный остаток − уже заказанное.

• Расход в день — продажи и списания за последние две недели, делённые на 14.
• Свободный остаток — то, что лежит, минус обещанное в заказы и собранное в букеты на витрине.

Пример. Роза красная 60 см: за 14 дней ушло 252 стебля — 18 в день. Сегодня суббота, заказ привезут в понедельник, следующая поставка — в пятницу, то есть считаем на 6 дней. 18 × 6 = 108, плюс запас на день — 126, минус 30 свободных стеблей — 96. Поставщик продаёт пачками по 25 — заказываем 100.

Последняя проверка — свежесть. Срок жизни розы в примере — 7 дней, за это время вы продадите около 126 стеблей, так что 100 новых успеют разойтись свежими. Особенно важна эта проверка, когда расход маленький, а кратность большая: при расходе 6 стеблей в день и пачке по 50 за неделю уйдёт только 42 стебля, остальное не доживёт до продажи. Такой цветок выгоднее брать под заказы или у поставщика, который продаёт меньшими пачками.

И следите за поставщиками: сколько брака приходит при приёмке, сколько недовозят и как меняются цены. Брак оформляйте возвратом поставщику — тогда он не завышает ваши потери, а деньги за него можно вернуть.

Шаг 7. Разберитесь с поломками и недостачами

• «Сломан при сборке» растёт — посмотрите, какие цветы ломаются чаще всего, и разберите с флористами приёмы работы с ними. Иногда помогает просто больше места на столе и порядок в упаковке.
• Недостача при пересчёте — пересчитывайте ходовые цветы раз в неделю, вслепую, по зонам. Обычно большая недостача значит, что часть списаний и продаж просто не записывают.
• Права. Списывать и уценивать может флорист, а принимать поставки и видеть закупочные цены — старший. Так проще понять, кто за что отвечает.

Шаг 8. Отдельный план для праздников

Перед 14 февраля и 8 Марта закупают в разы больше обычного, и именно после праздников списания часто взлетают: всё, что не продали в пик, остаётся на руках, а спрос на следующий день падает.

• Считайте праздничную закупку от прогноза и предзаказов, а не от желания «чтобы точно хватило».
• Последнюю поставку планируйте так, чтобы цветы успели раскрыться к празднику, но не начали стареть.
• Решите заранее, что будете делать с остатками: уценка на следующий день, букеты дня, композиции.
• Через неделю после праздника посчитайте, сколько из праздничной закупки ушло в списание, — эта цифра пригодится в следующем году.

План на месяц

• Неделя 1. Все списания — в тот же день и с причиной. В конце недели — первая разбивка потерь по причинам и товарам.
• Неделя 2. Порядок в хранении и утренний обход по свежести каждый день.
• Неделя 3. Правила уценки над столом флориста и букет дня из стареющих партий.
• Неделя 4. Новый расчёт закупки для десяти товаров с самыми большими потерями: меньше и чаще.
• Через месяц сравните долю потерь с исходной и решите, что делать дальше.

Частые ошибки

• Списывать раз в неделю одной строкой — причины теряются.
• Уценивать, когда цветок уже потерял вид.
• Держать весь запас в тёплом зале.
• Оформлять брак поставщика списанием.
• Заказывать «как в прошлый раз» вместо расчёта по расходу.
• Закупать к празднику, не думая, что останется после него, — об этом в статье «Подготовка к 8 Марта».
• Смотреть только на общий процент и не видеть, какой именно цветок теряется чаще других.

Как в этом помогает AmiFlo

В AmiFlo для утреннего обхода есть экран «Свежесть»: партии разложены на «Несвежие», «Последний день» и «До завтра», уценить их можно одной кнопкой — на 20, 30 или 50 % — или отправить в списание. Там же букет дня — до трёх рецептов, которые заберут больше всего стареющих стеблей; на кассе эти цветы собраны во вкладке «Сначала эти», а в 8 утра старшим приходит сводка. «Воронка стебля» показывает долю потерь по каждому товару и оборот в днях, а закупка предлагает заказ по расходу за 14 дней и графику поставщика — не больше, чем успеете продать, пока цветы свежие. Подробнее — на страницах «Склад» и «Закупки».