Заказы в АмиФло: от первого звонка до вручения букета

Эта статья — о том, как вести заказы в АмиФло: принять заказ по телефону или из переписки, записать срок, получателя и пожелания, взять предоплату, довести букет до вручения и закрыть заказ без путаницы в деньгах. Она пригодится владельцу, который настраивает работу магазина, и флористам, которые принимают и собирают заказы каждый день.

Что идёт не так, когда заказы живут в тетради и переписке

Заказ на букет почти всегда приходит не вовремя: флорист собирает другой букет, звонит телефон, клиент диктует адрес, время и текст открытки. Всё это записывают на листок или оставляют в переписке. Потом смена заканчивается, листок теряется, а утром никто не помнит, что к 9 утра обещали пионы на другой конец города.

Вторая беда — деньги. Клиент перевёл предоплату, но об этом знает только тот, кто брал трубку. При выдаче его просят заплатить всё ещё раз или, наоборот, отдают букет, не взяв остаток. А когда заказ отменяют, никто не может сказать, вернули ли деньги.

Как устроены заказы в АмиФло

Все заказы точки живут в одном месте — в разделе «Заказы». Туда попадают заказы, принятые на кассе и в кабинете, оформленные покупателем на онлайн-витрине магазина и по ссылке для заказа. Флорист на кассе видит заказ, принятый администратором в кабинете, а администратор видит, что флорист уже собрал букет.

У каждого заказа есть:

• клиент и получатель, если это разные люди;
• дата и время исполнения — точное («к 15:30») или интервалом («с 10:00 до 12:00»);
• самовывоз или доставка с адресом и курьером;
• состав — букеты по рецептам, собранные вручную, или пусто, если флорист соберёт по пожеланиям и бюджету;
• оплаты — аванс, доплаты, возвраты;
• статус и история: кто, когда и что сделал.

Статусы простые: «Новый», «Собран», «У курьера» (только у доставки) и «Завершён» — когда заказ выдали и закрыли. Отменённый заказ — «Отменён», возвращённый целиком — «Возвращён». В списке заказов им соответствуют вкладки «Все», «Новые», «Собранные», «У курьера», «Завершённые», «Отменённые», «Возврат» и «Кредит» — заказы, закрытые в долг.

Как принять заказ в кабинете: пошагово

1. Откройте «Заказы» и нажмите «Новый заказ».
2. Блок «Клиент». Начните вводить телефон или имя — АмиФло подскажет знакомых клиентов, а новый клиент сохранится вместе с заказом. Если цветы получит другой человек, выключите «Получит заказчик» и заполните «Телефон получателя» и «Имя получателя». У знакомого клиента появятся «Получатели клиента» — нажмите, и данные впишутся сами. «Анонимно» — получателю не говорим, от кого цветы.
3. «Повод» — одним нажатием: «День рождения», «Годовщина» или свой. Включите «Напомнить через год»: когда заказ выдадут, повод сохранится у клиента и через год появится в «Календаре событий».
4. Блок «Когда и как». Дата — «Сегодня», «Завтра», «Послезавтра» или любая другая. Время — «Точное» или «Интервал». Выдача — «Самовывоз» или «Доставка». Для доставки — «Адрес доставки» с подсказками, «Квартира, офис», «Подъезд», «Этаж», «Домофон», «Комментарий курьеру» и «Курьер». Если у точки настроены зоны доставки, АмиФло покажет зону и стоимость, а кнопка «Добавить доставку в заказ» добавит её строкой.
5. Блок «Букет и состав». Найдите рецепт — он станет букетом со своим составом и ценой. Или нажмите «Собрать букет» и добавьте цветы сами. Открытку, упаковку и доставку можно добавить отдельно от букетов. Чтобы назначить букету цену, отличную от суммы состава, отметьте «Своя цена». Как устроены рецепты, мы разбирали в статье «Рецепты и техкарты букетов в АмиФло».
6. Блок «Пожелания и детали»: «Бюджет» (есть быстрые суммы), «Пожелания заказчика», теги, «Текст открытки», «Источник» и «Флорист».
7. Блок «Аванс» — если клиент уже заплатил: «Сумма» и «Способ оплаты». Кнопка «Вся сумма — …» подставит итог заказа.
8. Нажмите «Создать заказ».

Пример. Клиентка звонит в пятницу: букет маме к 11:00 в субботу, бюджет 4 000 ₽, нежные тона, без лилий. Администратор выбирает «Завтра», «Точное» время 11:00, «Доставка», адрес мамы, бюджет 4 000 ₽ и пожелания. Состав не указывает — его подберёт флорист. Клиентка переводит 2 000 ₽ — это аванс. Суммы условные.

Карточка заказа: статусы, оплата, выдача

Откройте заказ из списка. Слева — состав, итоги и оплаты, справа — общая информация и история.

• Статус переключают одним нажатием рядом с номером заказа: «Новый», «Собран», «У курьера».
• «Изменить» — поправить клиента, время, адрес, состав и пожелания, пока заказ не закрыт.
• «Скидка или надбавка» — суммой или процентом, с причиной. Там же — «Промокод».
• «Принять оплату» — способ и сумма; по умолчанию — сколько осталось. Меньше остатка — это аванс. Для наличных впишите «Получено от клиента», и АмиФло посчитает сдачу.
• «Выдать и закрыть» — заказ завершён, цветы списываются со склада точки. После закрытия тем, кому открыта себестоимость, видны себестоимость и валовая прибыль заказа.
• «Бланк заказа» — «Флористу» (состав, пожелания, открытка) и «Курьеру» (адрес, получатель, сколько взять). Бланк печатается на принтере чеков точки. Там же заказ можно скачать файлом, например «Скачать PDF», чтобы отправить клиенту или распечатать.

У заказа с доставкой, которую курьер ещё не отметил, вместо «Выдать и закрыть» стоит «Вручён — закрыть». Такой заказ закроется сам, когда курьер отметит «Доставлен». Закрывайте его вручную, только если букет уже вручили. Подробнее о доставке — на странице «Доставка».

Предоплата, долг и ссылки клиенту

Предоплата. Любая оплата меньше остатка — аванс. Пока состав не указан, любая оплата считается авансом под будущий букет: когда флорист соберёт букет, АмиФло сравнит сумму с оплатой.

Ссылка на оплату. Если у точки подключена онлайн-оплата, в карточке открытого заказа есть кнопка «Ссылка на оплату». Ссылка на неоплаченный остаток сразу копируется — отправьте её клиенту. Он заплатит картой, и оплата «Онлайн-оплата» встанет в заказ сама.

Ссылка для клиента. Клиент ещё не знает адрес, время или текст открытки? Нажмите «Ссылка для клиента» — по ней он заполнит всё сам, а данные встанут в заказ с уведомлением. Пока заказ не доставлен и не выдан, клиент может поправить данные по той же ссылке. Как не терять заказы из переписки, мы подробно разбирали в статье «Приём заказов цветов в мессенджере».

Долг. Если заказ оплачен не полностью, АмиФло спросит: «Закрыть в долг?» Такой заказ попадёт во вкладку «Кредит», а долг потом принимают кнопкой «Принять оплату долга». Закрыть заказ с переплатой нельзя — сначала верните лишнее.

Доска дня: что собрать сегодня и к какому часу

«Заказы» → «Доска дня» — заказы на день колонками «Новые», «Собранные», «У курьера», «Завершённые». На сегодня на доске видны и просроченные открытые заказы с прошлых дней. Кнопка на карточке переводит заказ дальше: «→ Собран», «→ У курьера».

Вид «По времени» раскладывает заказы по часам и подсказывает: «через 40 мин» или «просрочен на 15 мин». Стрелками переходят на другие дни. Удобный порядок: утром администратор открывает доску на сегодня, проверяет, всё ли собрано к ближайшим часам, а вечером смотрит завтрашний день и планирует закупку.

О новых заказах, оплатах, сменах статусов и отменах сообщает колокольчик в шапке кабинета. Он же напоминает о просроченных заказах.

Тонкости и частые ошибки

• Закрыли заказ раньше времени. Закрытый заказ поменять нельзя — только оформить возврат или новый заказ. Поэтому «Выдать и закрыть» нажимают, когда букет действительно отдали.
• Отмена вместо возврата. Если клиент отказался до выдачи, нажмите «Отменить заказ» внизу карточки и укажите причину. Если по заказу уже платили, сначала верните деньги кнопкой «Вернуть оплату». Отменённый заказ не пропадает — он остаётся во вкладке «Отменённые» со всей историей.
• Возврат после выдачи. В закрытом заказе нажмите «Возврат товара» и укажите, сколько возвращают из каждой позиции. Включите «Вернуть на склад», если цветы можно продать снова, и выключите, если они завяли. Следом — «Вернуть деньги» тем же способом, каким платили.
• Скидка постоянного клиента. Если клиент в скидочной группе, скидка встаёт в заказ сама, как только указан клиент и пока по заказу не принимали денег. У заказов с онлайн-витрины и по ссылке скидка сама не ставится — поставьте её, когда подтверждаете заказ по телефону.
• Справочники не под ваш магазин. «Справочники» → «Источники сделок», «Теги заказов» и «Причины отмены» в новом кабинете уже заполнены привычными значениями — поправьте их под себя и указывайте в заказах. Тогда в аналитике видно, откуда приходят заказы, а по причинам — почему их отменяют. Источник или причину, которые уже есть в заказах, можно только переименовать.
• Цветов меньше, чем в заказе. АмиФло подскажет об этом, когда вы добавляете состав. Если цветов не хватило и при закрытии, заказ всё равно закроется, а себестоимость уточнится со следующей поставкой.

Кто что делает и что видит

Права на заказы настраивают в «Контроль сотрудников» → «Настройки доступов», раздел «Заказы». Там есть «Видеть заказы», «Создавать и менять заказы, принимать оплату» и отдельные галочки: «Отменять заказы», «Оформлять возвраты», «Давать скидки и надбавки», «Продавать в долг», «Выгружать заказы в файл».

• Владелец и администратор видят всё и могут всё.
• Менеджер по заказам принимает и ведёт заказы, работает с клиентами и доставкой.
• Флорист по умолчанию принимает заказы и оплату и даёт скидки, но не отменяет, не делает возвраты и не закрывает в долг. Кнопки без права на кассе просто скрыты.
• Курьер видит свои доставки в приложении курьера и нажимает «Забрал, в пути», затем «Доставлен» с фото вручения или «Не доставлен» с причиной. В карточке заказа это видно как «Курьер в пути», «Доставлен» или «Не доставлен».

Если у роли есть лимит скидки, а флорист хочет дать больше, касса попросит разрешение старшего.

Заказы на кассе и телефоне флориста

На кассе заказ принимают так же, как продают: добавьте букет или товары, нажмите строку «Клиент, дата, доставка» и заполните клиента, получателя, повод, дату и время, доставку, пожелания и открытку. Если клиент платит не сразу, нажмите «Сохранить» — заказ уйдёт в «Заказы».

Кнопка «Заказы» в шапке кассы (на телефоне — в панели внизу) открывает три вида:

• «Календарь» — заказы на выбранный день колонками «Новые», «Собранные», «У курьера», «Завершённые»; над ними кнопки на неделю вперёд и «Другая дата». Статус меняют кнопкой на карточке или перетаскиванием в другую колонку.
• «Список» — «На сегодня», «Все открытые» и по статусам, с поиском по номеру, имени, телефону, адресу или цветку.
• «По времени» — открытые заказы дня по часам.

В карточке заказа на кассе — «Открыть заказ», «Оплата» (если есть долг), «Бланк», «Повторить состав» и «Полностью повторить заказ». Заказ с доставкой после оплаты не закрывают: вместо «Выдать и закрыть» нажмите «Ждёт курьера» — заказ закроется сам, когда курьер отметит «Доставлен». «Вручён — закрыть» — только если букет уже вручили. Как устроена сама касса, рассказано в статье «Касса АмиФло на планшете и телефоне».

Коротко: порядок работы с заказом

1. Принять: клиент, получатель, дата и время, самовывоз или доставка, пожелания, бюджет.
2. Взять аванс или отправить ссылку на оплату.
3. Утром — «Доска дня»: что собрать и к какому часу.
4. Собрать букет и перевести заказ в «Собран», для доставки — «У курьера».
5. Выдать: «Выдать и закрыть», для доставки — дождаться отметки курьера.
6. Не доплатили — «Закрыть в долг», отказ — «Отменить заказ», возврат — «Возврат товара» и «Вернуть деньги».

Подробнее о возможностях — на странице «Заказы».