Первые шаги в АмиФло: настраиваем магазин за один вечер

Эта статья — для владельца или управляющего, который только что завёл кабинет АмиФло и хочет к утру продавать букеты через новую кассу. Разберём, в каком порядке всё настроить: юрлицо, город и точку, сотрудников, товары, кассу на планшете, смену и первую продажу. Всё это укладывается в один спокойный вечер, а остальное — склад, клиентов, доставку — можно подключать потом, в своём темпе.

Почему настройка новой программы затягивается

Обычно магазин застревает не на сложных вещах, а на порядке действий. Хочется сразу завести все товары, потом выясняется, что без точки продаж цены некуда привязать, без сотрудников некому войти на кассу, а без кассы нельзя проверить, всё ли работает. Через неделю половина настроек сделана, но ни одной продажи через программу ещё не было, и флористы продолжают записывать всё в тетрадь.

Вторая беда — страх что-нибудь сломать. Пока программа незнакома, кажется, что любая ошибка испортит учёт. Поэтому полезно настраивать магазин по короткому списку: каждый шаг небольшой, и сделанное всегда можно поправить.

Как это устроено в АмиФло

Весь путь собран в мастере «Внедрение». Это кнопка с кольцом прогресса в шапке кабинета, она видна на любой странице. При первом входе АмиФло показывает приветствие и подсвечивает эту кнопку: «Начать» сразу открывает мастер на шаге, который пора сделать, «Осмотрюсь сам» закрывает окно, а план остаётся под кнопкой.

Слева в мастере — десять этапов пути, от «Основа» до «Продвинутые возможности», справа — сам шаг: «Зачем это», «Что сделать», сколько минут займёт и кнопка, которая ведёт прямо туда, где шаг делают. Шаги отмечаются сами по данным кабинета: добавили точку — шаг готов, кольцо подросло. Лишь немногие шаги, которые по данным не проверить, вы отмечаете сами кнопкой «Отметить сделанным».

Шаги разбиты на три уровня: «Начать продавать», «Развитие» и «Продвинутое». Для первого вечера нужен только первый: юрлицо, точка, товары, касса, смена и первая продажа.

Шаг 1. Переезд, юрлицо, город и точка

Первый вопрос мастера — переезд из другой системы. Если магазин уже работал в прежней программе, начните с него: каталог и клиентов можно перенести, и многие шаги ниже отметятся сами. Как это устроено, рассказано на странице «Переезд». Начинаете с чистого листа — нажмите «Начинаю с нуля».

Дальше юрлицо — ООО или ИП, от которого идут продажи, чеки и документы.

1. Откройте «Настройки» → «Юрлица» и нажмите «Добавить юрлицо».
2. В поле поиска начните писать название или ИНН и выберите свою организацию — реквизиты подставятся из реестра.
3. Проверьте реквизиты, выберите «Налогообложение» и «НДС по умолчанию».
4. Нажмите «Сохранить».

Если у каждого магазина своё ИП, заведите каждое отдельно.

Город в АмиФло нужен ради часового пояса: по нему считаются часы работы точек, заказы ко времени и смены. Поэтому сначала город, потом точка.

1. «Настройки» → «Города» → «Добавить город». Выберите город — часовой пояс подставится сам. Проверьте его и нажмите «Сохранить».
2. «Настройки» → «Точки продаж» → «Добавить точку».
3. В карточке «Основное» заполните «Название» (например, «Флора на Садовой»), «Тип», «Статус», «Город» и «Юрлицо». Тип «Магазин» продаёт в зале и принимает заказы, «Мастерская» собирает букеты на доставку без покупателей в зале.
4. В карточке «Адрес и телефон» начните вводить улицу и выберите адрес из подсказок. Телефон увидят курьеры и покупатели.
5. В карточке «Касса и чеки» оставьте включённым «Пробивать чеки»: чеки пойдут, как только к точке подключат онлайн-кассу, а до тех пор продажи идут без чеков.
6. В карточке «Часы работы» поправьте три расписания: «Часы работы», «Доставка», «Самовывоз».
7. Нажмите «Добавить точку».

Новая точка создаётся со статусом «Готовится к открытию». Когда откроетесь — поставьте «Работает».

Шаг 2. Сотрудники и их роли

В мастере этот шаг относится к уровню «Развитие», но завести людей удобно сразу. Работаете один — у шага есть кнопка «Работаю один», и его можно пропустить. Если флористов несколько, заведите каждого: тогда видно, кто продал и собрал букет, а от этого считаются итоги смены и зарплата.

1. «Контроль сотрудников» → «Сотрудники» → «Добавить сотрудника».
2. В «Контактные данные» впишите фамилию, имя и телефон. Почта нужна только тем, кто будет входить в кабинет.
3. В «Права доступа и место работы» выберите «Роль» — например, «Флорист» — и точки, где человек работает.
4. Нужен вход в кабинет — включите «Доступ к кабинету», придёт приглашение на почту. Ссылка действует 7 дней.
5. Нажмите «Добавить».

Флористу и курьеру почта не нужна: на кассе они входят по PIN из 4 цифр, который каждый придумает сам при первом входе. Готовые роли уже настроены для цветочного магазина — например, флорист без отдельного права не видит закупочные цены.

Шаг 3. Товары и цены

Шаг «Товары и цены» отметится, когда в каталоге будет пять товаров с ценой. Быстрее всего — из справочника цветов, где у роз, хризантем, тюльпанов, зелени и других позиций уже заполнены вид, сорт, цвет, срок жизни, единица и категория.

1. Во «Внедрении» на шаге «Товары и цены» нажмите «Из справочника цветов».
2. Найдите нужное поиском или выберите группу сверху и отметьте позиции.
3. У роз и хризантем выберите длины: одна роза с длинами 50 и 60 см станет двумя позициями.
4. Нажмите «Добавить в каталог».
5. Позиции придут без цен — проставьте их в «Букеты и каталог» → «Каталог товаров и услуг». У таких позиций под названием будет замечание «Нет цены».

Упаковку, открытки и игрушки заведите вручную: в каталоге кнопка «Товар», дальше «Название», «Категория», «Единица», цена и «Добавить товар». Доставку и работу флориста — кнопкой «Услуга»: у услуги нет остатка. Если товаров много, каталог можно загрузить из таблицы — на том же шаге мастера есть такой вариант.

Шаг 4. Касса, смена и первая продажа

Касса в АмиФло — это любой планшет, телефон или компьютер с браузером. Ставить отдельную программу не нужно.

1. В кабинете: «Контроль сотрудников» → «Устройства» → «Привязать устройство».
2. Выберите «Точка», «Что за устройство» (для прилавка — «Касса», для телефона флориста — «Телефон флориста») и «Название», например «Касса у входа».
3. Нажмите «Получить код». Появятся код из 6 цифр и QR-код, код действует 10 минут.
4. На планшете откройте в браузере адрес кассы из подсказки в окне. На экране «Привязка рабочего места» введите код или наведите камеру на QR.
5. Появится экран «Кто работает?». Сотрудник нажимает на свою карточку, придумывает PIN из 4 цифр и повторяет его.
6. Если смена точки не открыта, касса сразу предложит «Открыть смену»: пересчитайте наличные и введите сумму.
7. Первая продажа: «Продажа» → нажмите букет или товар → «Оплата» → способ оплаты → «Выдать и закрыть».

После этого шаг «Первая продажа» отметится, остатки спишутся, а продажа появится в «Аналитике». Подробнее о том, как устроена касса, — на странице «Касса», а что выбрать из техники — в статье «Оборудование для программы учёта».

Тонкости и частые ошибки

• Точка без города. Пока в кабинете нет ни одного города, вместо кнопки добавления точки будет надпись «Сначала добавьте город». Это не сбой — просто порядок.
• Удалить точку вместо закрытия. Если магазин закрылся или ушёл на ремонт, ставьте статус «Закрыта» или «Приостановлена». Точку со складскими документами удалить нельзя вовсе: они нужны истории и отчётам.
• Товары без цены. Из справочника позиции приходят без цен — касса их покажет, но продать по нулевой цене неудобно. Проставьте цены сразу.
• Код привязки истёк. Не успели ввести за 10 минут — в окне появится «Код истёк — выпустите новый» и кнопка «Новый код».
• Сотрудника нет на экране «Кто работает?». Там видны только те, у кого есть доступ к этой точке. Проверьте в «Сотрудниках», что у человека выбрана нужная точка и доступ не отключён.
• Лишние шаги мешают. У шагов по желанию есть кнопка «Не нужно» — например, «Без доставки». Обязательные шаги пропустить нельзя.

Кто что делает

Мастер «Внедрение» видят те, кто настраивает магазин: владелец, администратор и администратор точек. Каждый видит шаги в пределах своих прав: шаг про тариф — только владелец. У флористов, курьеров и бухгалтера кнопки нет — внедрять им нечего.

• Владелец заводит юрлицо, города и точки, приглашает людей и выбирает тариф — посмотреть цены можно на странице «Тарифы».
• Администратор делает всё то же, кроме управления владельцами.
• Администратор точек ведёт свои точки: меняет их часы и контакты, привязывает кассы; тип, город и юрлицо точки меняются только с доступом ко всем точкам.
• Флорист входит на кассу по PIN, открывает смену и продаёт. О том, как вводить новичка в работу, — в статье «Обучение флориста».

Отметки шагов общие для кабинета: что отметил владелец, видит и администратор.

На планшете и телефоне

Кабинет открывается в браузере на компьютере, планшете или телефоне — настраивать магазин можно и с телефона. Там боковое меню спрятано за значком с тремя полосками слева вверху, а поиск по кабинету — за значком лупы.

Касса на планшете и телефон флориста привязываются одинаково — кодом из «Устройств». На телефоне флориста работает та же касса: продажа, заказы, букеты на витрине, оплата по QR-коду. Если вы выбираете программу и сравниваете варианты, пригодится статья «Как выбрать программу для цветочного магазина».

Чек-лист на первый вечер

1. Решить вопрос с переездом или нажать «Начинаю с нуля».
2. Добавить юрлицо по ИНН.
3. Добавить город, затем точку с адресом и часами.
4. Завести сотрудников с ролями — или нажать «Работаю один».
5. Добавить цветы из справочника, остальное вручную, проставить цены.
6. Привязать кассу кодом, войти по PIN, открыть смену.
7. Провести первую продажу и заглянуть в «Аналитику».

Когда уровень «Начать продавать» пройден, мастер сам предложит следующий — «Развитие»: склад, чеки, клиенты, доставка. Его можно проходить постепенно, не останавливая продажи.