Как выбрать программу для цветочного магазина: чек-лист

Выбрать программу для цветочного магазина сложнее, чем кажется. Обычная программа для розницы рассчитана на товар, который лежит месяцами и продаётся штуками. У цветов всё иначе: партии со сроком свежести, букеты из десятка позиций, заказы на дату с доставкой получателю и праздники, когда заказов в разы больше обычного.

Ниже — чек-лист: что проверить в программе до покупки, какие вопросы задать и как устроить проверку на пробном периоде. Он не привязан к конкретным программам — пройдите его с любой, которую рассматриваете.

Сначала опишите свой магазин

Прежде чем сравнивать программы для цветочного магазина, ответьте на несколько вопросов — от них зависит, какие пункты чек-листа для вас главные.

• Сколько у вас точек и каких: магазины, мастерская на доставку, отдельный склад?
• Какая доля заказов — с доставкой и на дату?
• Нужен ли сайт с заказом и оплатой онлайн?
• Сколько сотрудников и кто из них работает на кассе, кто собирает, кто возит?
• Какое оборудование уже есть: касса, терминал, принтеры, сканер?
• В какой программе вы работаете сейчас и что из неё нужно перенести?

И выпишите пять операций, которые вы делаете каждый день: продать букет, принять заказ на завтра с доставкой, принять поставку, списать завявшее, закрыть смену. Именно их вы будете проверять руками.

Работа без интернета

Интернет в магазине пропадает в самый неудобный момент — например, утром 8 Марта, когда у кассы очередь. Если касса без связи не продаёт, магазин теряет выручку.

Что спросить:

• Продаёт ли касса без интернета, принимает ли оплату и выдаёт ли заказы?
• Где хранятся продажи, пока связи нет, и что будет, когда она вернётся?
• Не задвоится ли продажа, если связь моргала и устройство отправило её несколько раз?
• Что без связи не работает — и предупреждает ли об этом программа?

Как проверить: на пробном периоде выключите интернет на планшете, продайте пару букетов, включите связь и убедитесь, что продажи появились в учёте ровно один раз.

Склад по партиям и свежесть

Цветы теряют вид за считаные дни, поэтому программе мало знать, сколько роз на складе. Она должна знать, когда и почём они пришли и до какого дня свежие.

• Учитываются ли партии с датой прихода, ценой и сроком свежести?
• Видно ли каждое утро, какие цветы пора уценить или пустить в букеты первыми?
• Списания — с причинами и фото?
• Уценка — это отдельный «новый» товар или своя цена части стеблей того же товара?
• Пересчитываются ли пачки в стебли при приёмке?
• Можно ли пересчитать склад, не останавливая продажи?

Подробно о том, как должен быть устроен такой учёт, — в статье «Учёт цветов в магазине».

Букеты по рецептам и себестоимость

• Можно ли завести рецепт букета в нескольких размерах и с заменами, если нужного цветка нет?
• Списывает ли продажа букета со склада именно его состав?
• Видны ли себестоимость и маржа каждого букета по фактическим закупочным ценам?
• Можно ли собрать букет заранее на витрину, наклеить этикетку и продать его сканом?

Без этого цена букета остаётся догадкой. Как её посчитать, разобрано в статье «Как посчитать себестоимость букета».

Заказы и доставка

• Заказ на дату и время, с заказчиком и получателем отдельно, текстом открытки и пометкой «не говорить, от кого».
• Предоплата при оформлении и доплата при получении.
• Интервалы доставки с лимитом заказов — чтобы в праздник не принять больше, чем развезут курьеры.
• Зоны доставки со своей ценой.
• Телефон курьера: его доставки, статусы, фото вручения.
• Вызов внешней службы доставки, когда своих курьеров не хватает.

Клиенты и повторные продажи

• Карточка клиента: покупки, получатели, поводы и важные даты.
• Напоминание о поводе через год — магазину или самому клиенту.
• Бонусы, скидки, карта в телефоне.
• Согласия: на обработку персональных данных по 152-ФЗ и на рекламу. Рассылки по закону о рекламе можно отправлять только тем, кто на них согласился, — программа должна это помнить и учитывать сама.

Сайт и онлайн-заказы

• Есть ли витрина с ценами и остатками именно вашей точки?
• Попадает ли заказ с сайта сразу на кассу, без ручного переноса?
• Можно ли принимать оплату онлайн по договору магазина с банком — на сайте, по ссылке и по QR-коду на кассе?
• Быстро ли сайт открывается на телефоне и видят ли его поисковики?

Чеки по 54-ФЗ и маркировка

• Какой чек при предоплате и какой при выдаче. По общему правилу на полученную предоплату пробивают чек предоплаты или аванса, а при выдаче заказа — чек полного расчёта, в котором предоплата засчитывается. Программа должна выбирать это сама, а не надеяться на память флориста.
• Без двойных чеков. Что будет, если связь с кассой оборвалась посреди печати?
• Какие кассы поддерживаются и нужен ли для них компьютер на точке или касса работает через облако.
• Маркированные подарки. Игрушки, духи и некоторые другие товары подпадают под обязательную маркировку: касса должна просить код каждой штуки и передавать его в чек.

За чеки отвечает магазин, а программа помогает их правильно оформить. Требования к чекам для своего случая уточните у бухгалтера.

Отчёты и деньги

• Выручка по отгрузке и выручка по оплате — это две разные цифры, и программа должна показывать обе.
• Валовая прибыль по фактической себестоимости проданного, а не по среднему прайсу.
• Списания по причинам, движение товаров, оборот.
• Зарплата флористов по схеме: смены, процент от продаж, премии.
• Сравнение точек, если их несколько.
• Выгрузка в таблицы XLSX или CSV для бухгалтера.

Сотрудники и права

• Роли и права по точкам: флорист не видит закупочные цены, курьер — только свои доставки.
• Вход на кассу по личному PIN-коду, а не под одним общим паролем.
• Лимиты скидок и возвратов — больше лимита только с разрешения старшего.
• Журнал действий: кто, когда и что поменял.

Переезд из прежней программы

• Что можно перенести: каталог с остатками, клиентов с бонусами и номерами карт, историю продаж.
• В каком виде: таблицы XLSX или CSV, автоматическое подключение к прежней программе.
• Есть ли проверка до загрузки: что появится, что обновится, какие строки с ошибкой.
• Есть ли сверка после переноса — сколько было и сколько стало.
• Можно ли отменить загрузку и можно ли какое-то время работать в двух программах.

Цена: за что вы платите

Сравнивайте не только сумму в месяц, но и то, от чего она зависит: от точек, сотрудников, устройств, модулей или процента с продаж. Отдельно уточните, сколько стоят сайт, сообщения клиентам и помощь с переездом.

Пример с условными ценами. У магазина две точки и 8 сотрудников. Если платить 2 500 ₽ в месяц за точку, выйдет 5 000 ₽. Если 600 ₽ за пользователя — 4 800 ₽, вроде бы дешевле. Но в марте на праздник выходят ещё 6 помощников: в первом случае сумма не меняется, во втором становится 14 × 600 = 8 400 ₽.

И обязательно спросите, что будет, если вовремя не оплатить: остановится ли касса посреди рабочего дня.

Где хранятся данные и как они защищены

• Где серверы. Закон о персональных данных (152-ФЗ) требует, чтобы персональные данные граждан России записывались и хранились в базах данных на территории России. Уточните, где программа хранит данные ваших покупателей, — за соблюдение закона отвечает и магазин.
• Резервные копии — как часто они делаются и как быстро данные восстановят при сбое.
• Защита входа — двухфакторная проверка, отдельные права, журнал действий.
• Выход. Сможете ли вы выгрузить свои данные, если решите уйти.

Как проверить программу за пробный период

Чек-лист одним списком

1. Касса продаёт и принимает оплату без интернета, а потом отправляет всё без повторов.
2. Склад ведётся партиями с ценой и сроком свежести.
3. Списания — с причинами, уценка — без «новых» товаров.
4. Букеты — по рецептам, с размерами, заменами, себестоимостью и маржой.
5. Заказы на дату с получателем, открыткой и доставкой, интервалы с лимитами.
6. У курьера — свои доставки на телефоне.
7. Клиенты с поводами, бонусами и журналом согласий.
8. Сайт с остатками точки, заказы с него — сразу на кассе.
9. Чеки по 54-ФЗ без двойных пробитий, маркированные подарки — с кодами.
10. Отчёты по выручке, прибыли и списаниям, выгрузка в таблицы.
11. Роли, PIN-коды, журнал действий.
12. Переезд с проверкой до загрузки и сверкой после.
13. Понятная цена и ответ на вопрос, что будет при неоплате.
14. Данные хранятся в России, есть резервные копии и двухфакторный вход.

Частые ошибки при выборе

• Выбирать по презентации и снимкам экрана, не попробовав руками.
• Не проверить работу без интернета.
• Недооценить переезд: каталог и клиентов придётся переносить, а бонусы клиентов нельзя потерять.
• Сравнивать только цену месяца, а не то, как она вырастет вместе с магазином.
• Не показать программу тем, кто будет работать в ней каждый день, — флористам и курьерам.

Как пройти этот чек-лист на AmiFlo

В AmiFlo касса продаёт и без интернета и сама отправляет продажи, когда связь вернётся; склад ведётся партиями со сроком свежести, букеты — по рецептам с себестоимостью и маржой, а чеки по 54-ФЗ программа выбирает сама и одни и те же деньги дважды не пробивает. Данные хранятся на серверах в России, платите вы за точки продаж — склад бесплатно, а число сотрудников не ограничено. Большую часть пунктов можно проверить руками в бесплатном учебном кабинете с готовым магазином, а переезд — в своём кабинете на пробном периоде. Подробнее — на страницах «Работа без интернета», «Переезд» и «Тарифы».