Приходные накладные в АмиФло: приход цветов от поставщика по шагам

Приходная накладная в АмиФло ставит цветы на склад точки: что пришло, сколько, от какого поставщика и почём. Из неё складываются себестоимость букетов и срок свежести каждой партии. Статья для управляющего, менеджера склада и владельца: как оформить приход, когда цветы пришли пачками, как учесть доставку, что делать с файлом поставщика, как исправить ошибку и сразу поставить розничные цены. Как устроены остатки и партии в целом, рассказано в статье «Учёт склада в АмиФло».

Что идёт не так без нормального прихода

Поставка пришла утром, флорист расставил вёдра, а накладную «внесём потом». К вечеру часть роз уже в букетах, остатки на кассе в минусе, а закупочную цену никто не помнит. Доставку от базы оплатили наличными и забыли — и себестоимость букетов оказалась ниже настоящей.

Вторая боль — пачки. Поставщик пишет «4 пачки по 999 ₽», а продаёте вы стеблями. Пересчёт в уме приводит к ошибкам: в учёте то 4 розы, то 400. А когда в накладной ошибка обнаруживается через два дня, хочется её просто удалить — и вместе с ней теряется история.

Как устроен приход в АмиФло

Приходная накладная — документ склада. Пока она черновик, склад не меняется. После кнопки «Провести накладную» товар встаёт на склад, и у каждой строки появляется партия со своей себестоимостью и сроком свежести.

Накладную можно создать тремя способами:

• вручную — «Новая накладная»;
• из файла поставщика — «Из файла поставщика»: АмиФло прочитает строки и сам подготовит черновик;
• по заказу поставщику — кнопкой «Принять по заказу» в самом заказе: черновик с тем, что ещё не привезли, по ценам заказа.

Проведённая накладная ещё и запоминает цены поставщика: в его карточке («Учёт и финансы» → «Поставщики») видно, почём товар пришёл в последний раз и насколько подорожал, а рост от 10 % подсвечен красным. Подробно о закупке и заказах поставщикам — на странице «Закупки».

Как оформить приход вручную

1. Откройте «Учёт и финансы» → «Приходные накладные» и нажмите «Новая накладная».
2. «№» — номер накладной. Можно оставить номер по порядку или вписать свой. Свой номер меняют только до первого проведения.
3. «Будет проведена» — дата и время прихода по часам точки.
4. Выберите «Поставщик» и «Торговая точка» — после этого появятся товары. Нового поставщика можно завести прямо здесь кнопкой «+ Новый поставщик».
5. Если у поставщика есть своя накладная, впишите её номер в «Номер накладной поставщика».
6. Добавляйте товары в поле «Добавить позицию — введите название товара, артикул, штрихкод…». В подсказке видно категорию и сколько товара уже на складе. Товара нет в каталоге — выберите «Создать новый товар «…»», и он сразу встанет в накладную.
7. В строке заполните «Кол-во», «Единица измерения» и «Закуп. цена» — или «Сумма», тогда цена посчитается сама. Под ценой видно, насколько она изменилась с прошлой закупки.
8. Нажмите «Провести накладную» и подтвердите.

Не всё готово — нажмите «Сохранить»: склад не изменится, к черновику можно вернуться позже. Без цены провести накладную нельзя. Если товар пришёл бесплатно, поставьте цену 0.

Пачки и стебли

Чтобы принимать пачками, а продавать стеблями, один раз настройте карточку товара: «Единица» — «Стебель», «Закупаете в» — «Пачка» и сколько стеблей в пачке.

После этого в строке накладной можно выбрать пачку или стебель. Вводите, как пришло.

Пример с условными цифрами. Пришло 4 пачки роз по 999 ₽, в пачке 25 стеблей. Выберите пачку, впишите 4 и цену 999 ₽. Под количеством АмиФло покажет «= 100 ст» — на склад всё ляжет стеблями, по цене стебля: 3 996 ₽ / 100 = 39,96 ₽.

Роза, гвоздика и другой штучный товар считаются целыми: если ввести 2,5 пачки по 25, получится 62,5 стебля, и АмиФло попросит поправить количество.

Если одна и та же роза пришла по двум разным ценам, выключите «Объединять одинаковые товары» рядом с полем поиска — тогда каждая цена встанет отдельной строкой и отдельной партией.

Накладные расходы: доставка в себестоимости

Доставку от базы, упаковку и другие расходы на поставку добавьте в блок «Накладные расходы»: впишите статью, например «Доставка», и «Стоимость». Эти деньги войдут в себестоимость товаров накладной.

В «Распределить» выберите, как делить расходы:

• «По количеству» — каждой штуке поровну, так по умолчанию;
• «По сумме» — дорогим строкам больше.

В строках видны «Себест-ть единицы» и «Себест-ть итого» уже с расходами. Сумма накладной в списке — товары и расходы вместе. Когда заплатите поставщику, внизу проведённой накладной в «Оплаты накладной» нажмите «Добавить оплату»: способ, дата, сумма и комментарий.

Приход из файла поставщика

Если поставщик присылает накладную файлом — таблицей, CSV, PDF или УПД, — не перепечатывайте строки.

1. В «Приходных накладных» нажмите «Из файла поставщика».
2. Выберите точку, поставщика и файл.
3. Проверьте строки. У каждой — метка: «из памяти», «совпало по названию», «похоже — проверьте» или «не найден». Для строки можно выбрать «Выбрать товар», «Новый товар» или «Пропустить» — например, доставку.
4. Переключатель «Требуют внимания» оставит только строки, где нужно решение.
5. Нажмите «Создать черновик прихода», сверьте с тем, что привезли, и проведите.

Сверенные строки АмиФло запоминает, поэтому со второй поставки почти всё находится само. Если итог в файле не сходится со строками, программа предупредит: сверьте с бумажной накладной.

Задним числом, правка и отмена

• Задним числом. В поле «Будет проведена» можно поставить дату до года назад. Будущей датой — не дальше завтрашнего дня. В закрытый период провести нельзя.
• Правка проведённой. Ошиблись в количестве или цене, а товар уже продаётся? Откройте накладную, нажмите «Изменить», поправьте строки, расходы или поставщика и нажмите «Сохранить изменения». Дата и точка остаются прежними. Количество нельзя сделать меньше того, что из поставки уже продали и списали. Новая цена пересчитает себестоимость и того, что уже ушло, — отчёты сразу по новой цене.
• Отмена проведения. «Отменить проведение» вернёт остатки и сделает накладную снова черновиком. Если из неё уже продали или списали, отменить нельзя — используйте «Изменить».
• История. Внизу накладной — «История редактирования накладной»: кто и когда создал, провёл, изменил и что было до правки.
• Печать и файлы. «Печать» открывает накладную на листе А4 со строками для подписей «Сдал (поставщик)» и «Принял». «Скачать» сохраняет её файлом — по желанию с розничными ценами и себестоимостью, а «Отправить» присылает её письмом на указанную почту, например бухгалтеру.
• Склад и магазины. Если всё принимаете на склад, а продаёте в магазинах, у проведённой накладной есть «Создать перемещение»: выберите точку — и появится черновик перемещения тех же товаров.

Удалить можно только черновики, которые ещё ни разу не проводились. Проведённая накладная остаётся в истории.

«Расценки и этикетки»: цены продажи сразу после прихода

У проведённой накладной в блоке «Товары» есть кнопка «Расценки и этикетки». Откроется таблица по товарам накладной: «Закуп. цена», «Себестоимость», «Текущая розн. цена» и «Новая розн. цена».

1. Впишите новую цену сами или задайте наценку в процентах или рублях. Рядом с «Наценка считается» нажмите на синюю надпись, чтобы переключить расчёт — «от себестоимости» или «от закупки».
2. «Автонаценка» ставит один процент на все товары накладной с правилами округления — например, суммы меньше 2000 ₽ округлять до 10 ₽. Округление всегда вверх.
3. Включите «Активность на точке» у товаров, которые будут продаваться.
4. Нажмите «Применить цены» — новые цены станут ценами этой точки.
5. «Напечатать все» — этикетки по новым ценам на все товары накладной.

Кто не меняет цены, увидит в блоке «Товары» вместо этой кнопки просто «Этикетки»: она печатает этикетки на товары накладной с названием, ценой за единицу, штрихкодом, страной, длиной и датой «свежесть до». Как выбрать наценку, разобрано в статье «Наценка на цветы».

Кто что делает и приёмка на кассе

• Менеджер склада и администратор точек оформляют и проводят накладные своих точек.
• Сотрудник со складом, но без права видеть закупочные цены, тоже может принять поставку в кабинете: он вносит только количество и сохраняет черновик, а цены потом вносит управляющий и проводит накладную. Цены, внесённые управляющим, приёмщик не видит.
• Флорист принимает поставки на кассе — право «Принимать поставки на кассе» у готовой роли уже есть. Если закупочных цен ему не видно, их поставит система — по заказу и прошлым поставкам, а товар, который ещё не возили, примется черновиком: цену внесёт управляющий.
• «Расценки и этикетки» доступны тем, кому открыты закупочные цены и кто меняет каталог.

На кассе и телефоне флориста приход оформляют через «Меню» → «Склад» → «Приёмка товара». Выберите «По заказу поставщику» — количество подставится из заказа, поправьте, если привезли иначе, — или «Без заказа» и найдите товары поиском или сканером. Затем нажмите «Принять поставку» (без заказа — «Принять» с числом позиций, например «Принять 3 позиции») — остатки на кассе обновятся сразу. Как принимать цветы физически и что проверять в коробках, разобрано в статье «Приёмка цветов от поставщика».

Короткий чек-лист

1. У товаров заполнены «Единица», «Закупаете в» и «Срок жизни, дней».
2. Приход оформлен в день поставки, с ценами и номером накладной поставщика.
3. Доставка — в «Накладных расходах», а не отдельной строкой товара.
4. Ошибка — через «Изменить», а не через удаление.
5. После проведения — «Расценки и этикетки» и этикетки «свежесть до» на вёдра.

Больше о складе — на странице «Склад».