Онлайн-касса в цветочном магазине: что требует 54-ФЗ

Онлайн-касса для цветочного магазина нужна не только для того, чтобы выдать чек покупателю у прилавка. Цветы часто оплачивают заранее, частями и не те люди, которые их получают: свадебный заказ — с предоплатой за месяц, букет маме — по ссылке из другого города, корпоративный заказ — переводом по счёту. Для каждой из этих ситуаций в 54-ФЗ есть своё правило, и ошибиться проще, чем кажется.

Ниже — практический разбор: кому нужна онлайн-касса, какие чеки пробивать при предоплате, выдаче и возврате, что делать с доставкой и оплатой курьеру, как работать с онлайн-оплатой и как зарегистрировать кассу. Это пересказ правил своими словами, а не юридическая консультация: закон и разъяснения налоговой меняются, поэтому спорные случаи проверяйте у своего бухгалтера.

Кому нужна онлайн-касса

По общему правилу 54-ФЗ онлайн-кассу применяют все организации и индивидуальные предприниматели, когда принимают деньги от покупателей: наличными, картой, по QR-коду, по ссылке на оплату или переводом от физического лица. Система налогообложения на это не влияет — на упрощёнке и на патенте касса нужна так же, как на общей системе.

Исключения в законе есть, но они узкие. Без кассы можно, скажем, торговать с рук вне магазина — и то лишь если среди товаров нет маркированных. На рынках и ярмарках освобождение сохранилось только в отдельных случаях, например для плательщиков сельскохозяйственного налога с небольшой площадью торговых мест. Свои послабления есть и в отдалённых местностях из специального перечня региона. Цветочный магазин, павильон или киоск под эти исключения не подпадают.

Отдельно о двух частых вопросах:

• Самозанятые. На налоге на профессиональный доход кассу не применяют — чек формируют через приложение налоговой. Но перепродавать купленные товары и продавать товары с обязательной маркировкой на этом режиме нельзя, поэтому магазину с витриной и подарками он не подходит.
• Заказы от компаний. Если организация или ИП оплачивает букеты в офис безналичным переводом по счёту, кассу можно не применять: такие расчёты между организациями и предпринимателями закон из-под кассы выводит. Исключение — оплата корпоративной картой прямо на кассе магазина: тогда чек нужен.

Какой чек пробивать: предоплата, аванс, полный расчёт

В каждом чеке есть признак способа расчёта — он показывает, за что приняты деньги: за уже выданный товар или вперёд. Правило простое: если деньги получены раньше, чем покупатель забрал заказ, чеков будет два — при оплате и при выдаче. Так это описывает и налоговая в своих ответах на частые вопросы.

Пример. Свадебный заказ на 40 000 ₽. В марте невеста вносит 15 000 ₽ — пробиваем чек «Предоплата» на 15 000 ₽. В день свадьбы она доплачивает 25 000 ₽ и забирает композиции — пробиваем чек «Полный расчёт» на 40 000 ₽, где 15 000 ₽ показаны как зачёт предоплаты, а 25 000 ₽ — как новая оплата. Через кассу прошло ровно 40 000 ₽, ни рублём больше.

Букет обычно пробивают одной строкой с названием, а при желании — по цветам и упаковке. Маркированные подарки — игрушки, духи, косметику — в любом случае пробивают отдельными строками: у каждой штуки свой код. Бонусы магазина — не деньги, их обычно проводят как скидку, и сумма чека равна тому, что покупатель заплатил деньгами. Как отражать бонусы и сертификаты в учёте, решите с бухгалтером.

Доставка: оплата до выезда и у двери

Доставка — место, где с чеками путаются чаще всего. Сценариев два.

Оплата до доставки — в магазине, по ссылке или на сайте. Чек пробивают в момент оплаты: «Предоплата 100 %» или «Аванс», если состав ещё не согласован. Когда курьер вручит букет, формируют второй чек — «Полный расчёт» с зачётом предоплаты. Если заказчик оставил телефон или почту, чек можно отправить ему в электронном виде.

Оплата у двери — наличными, картой или по QR-коду с телефона покупателя. Чек нужен в момент оплаты, и законных способов его выдать два:

1. Курьер возит с собой портативную онлайн-кассу и выдаёт чек на месте.
2. Если заказ оформлен дистанционно — по телефону, на сайте или в мессенджере, — закон разрешает пробить чек на кассе, которая стоит в магазине. Тогда в момент оплаты покупатель должен получить данные чека на телефон или почту либо отсканировать QR-код чека с экрана телефона курьера.

Совет. Самый спокойный вариант — брать оплату до выезда: отправьте ссылку на оплату вместе с подтверждением заказа. Курьер не возит деньги и сдачу, а электронный чек приходит заказчику сразу после оплаты.

И ещё одно правило из практики: чек — тому, кто платил. Если букет оплачивает заказчик, а получает другой человек, электронный чек отправляйте заказчику, а не получателю, — так сюрприз не раскроется раньше времени. Как выстроить саму доставку, разобрано в статье о доставке цветов.

Онлайн-оплата на сайте и по ссылке

Когда покупатель платит на сайте или по ссылке, он не встречается с продавцом — это расчёт через интернет. Бумажный чек в этом случае не печатают: его отправляют в электронном виде на телефон или почту, которые покупатель указал до оплаты. Поэтому в форме заказа хотя бы одно из этих полей должно быть обязательным.

Платёжный сервис банка принимает деньги и переводит их на счёт магазина, но выдать чек — обязанность самого магазина. Для интернет-расчётов нужна касса, которая работает с сайтом, — обычно это облачная касса, которую не ставят в торговом зале. Договоритесь о ней до запуска онлайн-оплаты, а не после первой жалобы покупателя.

Оплата по QR-коду на кассе магазина — обычный расчёт при покупателе: чек выдают сразу, как при оплате картой.

Возвраты и отмены

Вернули деньги — нужен чек «Возврат прихода». Признак способа расчёта повторяет исходный чек: отменили заказ после предоплаты — пробивают возврат предоплаты, вернули деньги за уже выданный букет — возврат полного расчёта. Сумма возврата не может быть больше той, что была в исходном чеке.

Возвращайте деньги тем же способом, каким платили: на ту же карту через терминал, наличными — из кассы смены. Так проще сходятся касса, терминал и выписка банка. Если возвращают маркированный подарок, код этой штуки должен попасть в чек возврата — иначе товар нельзя будет продать снова.

Регистрация кассы: пошагово

1. Выберите кассу и фискальный накопитель. Касса должна быть в реестре налоговой службы. Срок накопителя зависит от системы налогообложения и того, что вы продаёте: на упрощёнке и патенте по общему правилу ставят накопитель на 36 месяцев, но есть исключения — модель согласуйте с бухгалтером. Чтобы продавать маркированные подарки, касса должна работать с форматом фискальных документов 1.2.
2. Получите электронную подпись руководителя. Она нужна, чтобы подать заявление онлайн, и пригодится для маркировки и электронных документов с поставщиками.
3. Заключите договор с оператором фискальных данных. Через него касса передаёт каждый чек в налоговую, а сведения об операторе указывают при регистрации.
4. Подайте заявление. Через личный кабинет на сайте налоговой службы, через кабинет оператора фискальных данных или в любой налоговой. В заявлении — адрес, где стоит касса, модели и номера кассы и накопителя, а для кассы интернет-расчётов — адрес сайта.
5. Завершите регистрацию. Регистрационный номер присваивают не позднее следующего рабочего дня. Запишите его в накопитель, сформируйте отчёт о регистрации и передайте его в налоговую — тоже не позднее следующего рабочего дня.

Перерегистрация нужна, когда меняются сведения о кассе: заменили накопитель, сменили оператора фискальных данных или адрес. Заявление подают не позднее рабочего дня после изменения.

Памятка на каждый день

• Открывайте и закрывайте смену каждый день: смена на кассе не может длиться больше 24 часов.
• Следите, чтобы чеки уходили оператору. Если касса долго остаётся без связи, через 30 дней накопитель перестанет пробивать чеки.
• Меняйте накопитель заранее, а не в день, когда закончился его срок.
• Телефон или почту для электронного чека спрашивайте до оплаты.
• Внесения и изъятия наличных отражайте на кассе — тогда остаток в денежном ящике сходится с программой.
• Перед праздниками проверьте бумагу, связь и запасной способ оплаты: в пиковый день касса — самое узкое место.

Типичные ошибки

• «Полный расчёт» вместо предоплаты. Деньги за заказ на завтра приняли, а пробили чек так, будто букет уже выдан. По разъяснениям налоговой в такой ситуации нужны два чека — при оплате и при выдаче.
• Забытый второй чек. Заказ оплатили по ссылке, курьер его вручил, а чек выдачи так и не сформировали.
• Переводы на личную карту продавца. Чек всё равно нужен, а деньги магазина смешиваются с личными — это проблема и для налогов, и для учёта.
• Чек получателю вместо заказчика. Сюрприз раскрыт, а тот, кто платил, остался без чека.
• Касса не готова к маркировке. Старый формат документов или касса не зарегистрирована для маркированных товаров — игрушку или духи по правилам не продать. Подробнее — в статье о маркировке в цветочном магазине.

Как не держать всё это в голове

Помнить признаки расчёта вручную тяжело, особенно в праздники, когда за смену проходят сотни оплат. В AmiFlo чек выбирается по тому, что происходит с заказом: приняли деньги вперёд — предоплата или аванс, выдали заказ — полный расчёт с зачётом, вернули — возврат с тем же признаком. Каждая оплата попадает ровно в один чек, поэтому одни и те же деньги не пробиваются дважды. Подробнее — на странице «Онлайн-кассы и 54-ФЗ».

Онлайн-касса подключается через программу-агент на компьютере точки, облачная смарт-касса — без агента, а до покупки кассы чеки можно проверить на учебной кассе. Программа заранее предупреждает, что фискальный накопитель скоро закончится или чеки больше суток не уходят оператору. Какое оборудование подойдёт, — на странице «Оборудование».

Правила применения касс уточняются почти каждый год. Прежде чем менять порядок работы с чеками, сверьтесь с бухгалтером — особенно если у вас общая система налогообложения или необычные расчёты.